I denne veilederen finner du råd og vink til hvordan ditt idrettslag kan realisere drømmen om en ny hall eller et idrettsanlegg. Veilederen er delt inn i 4 deler som hver tar for seg ulike steg på veien fra idé til ferdig idrettsbygg.
Denne delen tar for seg prosessen fra idé og fram til idrettslaget har organisert seg for videre fremdrift i prosjektet. Dette innbefatter kartlegging av behov, muligheter og alternativer. Fasen inkluderer også å teste ideen mot dem idrettslaget må ha med seg på laget for at ideen skal være økonomisk realistisk.
Erfaringsvis kan denne fasen ta alt fra noen måneder til et par år.
Idéen om etablering av nye idrettsbygg kommer i de fleste tilfeller som et resultat av at idrettslaget opplever å ikke ha tilgang til de trenings- og kamparenaene det har behov for. Et naturlig ønske for idrettslaget er derfor å løse utfordringen ved å etablere de manglende arealene som begrenser idrettslagets nåværende aktiviteter.
En viktig forutsetning for et vellykket anleggsprosjekt er at idrettslaget har gjort gode vurderinger av hva som skal etableres. Ved å gjennomføre en grundig behovsanalyse vil klubben sikre at et fremtidig idrettsanlegg best mulig dekker klubbens reelle behov i et langsiktig perspektiv. I tillegg vil behovsanalysen gi et nyttig grunnlag som kan brukes når klubben skal forklare og overbevise omverdenen om hvorfor anleggsprosjektet bør prioriteres og realiseres.
Det er viktig å involvere hele klubben i arbeidet med å kartlegge nåværende og fremtidige behov. Involvering fra ulike grupper i idrettslaget vil være med å belyse de faktiske behov i en tidlig fase, samt legge til rette for at det er et samlet idrettslag som står bak prosjektet i senere faser.
En behovsanalyse bør inneholde en beskrivelse både av nå-situasjonen i idrettslaget og hvilke behov idrettslaget tror vil oppstå i et langsiktig perspektiv. Start med å beskrive dagens aktivitetssituasjon.
Finn frem eller innhent statistikk som kan besvare følgende spørsmål:
Ved å identifisere gapet mellom behov og nåværende situasjon vil det være lettere å konkretisere hvorfor idrettslaget mener det må bygges et nytt anlegg, og hvem anlegget skal bygges for. Det er en mer krevende øvelse å vurdere hvilke behov idrettslaget har i et langsiktig perspektiv. Likevel er det viktig å løfte blikket og se utviklingen av idrettslagets behov flere år frem i tid da et idrettsbygg forventes å være i drift i opp mot 60 år.
Mange idrettslag opplever en forsterket medlemsvekst etter etablering av nye idrettsbygg. Les historiene om hvordan nytt idrettsbygg førte til økt medlemsvekst for idrettslagene Fet IL og Utleira IL.
Det er flere måter klubben kan gjennomføre en behovsanalyse på.
Det viktigste er at hele idrettslaget blir involvert i arbeidet med å formulere ambisjonene, og at behovet dokumenteres. En nyttig øvelse er å utforme en oversikt over hva som er de viktigste behovene byggeprosjektet skal dekke, og hvordan prioriteringen mellom ulike behov eventuelt skal utføres. Med andre ord identifisere hvilke minimumstiltak som skal gjennomføres og hvilke tiltak som kan tas med dersom det er rom for det. Et sentralt poeng under behovsanalysen er at det nettopp er avdekking av behov, og ikke utforming av konkrete løsninger som kommer frem. Løsning på hvordan behovene skal dekkes finner dere senere i prosessen.
I tillegg til å kartlegge egne behov anbefaler vi idrettslaget å analysere hvem som deler idrettslagets interesse for at idrettsbygget skal etableres. Å gjøre gode undersøkelser om det er flere enn eget idrettslag som har et udekket behov er til stor nytte for prosjektets muligheter for suksess.
Ved å se prosjektet som en naturlig del av nærmiljøets stedsutvikling vil idrettslaget øke mulighetene for å finne gode samarbeidspartnere, samt legge til rette for at idrettsbygget får økt samfunnsnytte gjennom å aktivisere en større del av befolkningen. Det er også slik at et prosjekt som favner flere normalt vil ha flere støttespillere, og med det være enklere å «selge inn» til kommunen og eventuelle private bidragsytere.
Et naturlig første steg er å undersøke om det er andre idrettslag i nærområdet som har et udekket anleggsbehov. Her vil det også være nyttig å finne ut om kommunen eller idrettsrådet har gjennomført kartlegging av fremtidige behov for idrettsanlegg som kan berøre dere. Hva sier kommunens gjeldende idrettsplan om innmeldte behov for idrettsanlegg? Kanskje finnes det nye målgrupper som kan få et treningstilbud i det nye anlegget?
Å kunne leie ut idrettsflater på dagtid er for mange idrettslag helt essensielt for å kunne finansiere sitt anleggsprosjekt. Idrettslaget bør derfor undersøke om det er en eller flere skoler som kan nytte seg av anlegget. Et idrettsbygg kan også romme andre tjenester, både kommunale og private. Det er ikke uvanlig om barnehager, fritidsklubber, treningssentre, skolefritidsordninger, bedriftsidretten med videre blir en del av et idrettsanlegg. Kanskje til og med et bibliotek kan lokaliseres der ungdommen holder hus! Vi oppfordrer alle idrettslag til å tenke kreativt og bredt. Vår erfaring er at det er få eksempler på vellykkede etableringer av idrettsbygg uten dagtidsutleie til skole, barnehage eller andre virksomheter.
I tillegg til å undersøke hvilke mulige samarbeidspartnere og leietakere som kan inkluderes i prosjektet anbefaler vi å kartlegge andre interessenter. Ved å ha et klart og tydelig bilde av interessentene i prosjektet kan idrettslaget legge til rette for en god og engasjert dialog med ulike aktører som har påvirkningsmulighet på prosjektet. Dette vil både sikre fremdrift og forutsigbarhet, og idrettslaget kan opprettholde et godt omdømme gjennom prosessen.
Det anbefales å holde god kontakt med idrettsrådet som har en viktig rolle i arbeidet med å koordinere idrettsaktiviteten i kommunen.
Idretten har sitt eget treningssenterkonsept. Friskis og Svettis er en del av Norges Fleridrettsforbund og har 42 lokale foreninger over hele landet. I tillegg til å leie lokaler i flere idrettshaller og skoler har Friskis og Svettis også egne treningssentre. Blant annet kommer Friskis og Svettis til å åpne et nytt treningssenter i nye BSK Arena.
Internasjonalt er det en klar trend i retning av at det etableres stadig flere multi-idrettsbygg. Disse byggene skaper en større sosial ramme rundt idrettsaktivitetene og blir viktige samlingspunkt i nærmiljøet.
Svært vanlig er det også at andre kommunale tjenester samlokaliseres inn i disse nye idrettsbyggene. Dette kan være tjenester innen helse, rehabilitering, bibliotek, ungdomstiltak med videre.
Det er mange fordeler som oppnås når flere idretter og tjenester samles under samme tak. Det blir både lavere investerings- og driftskostnader. Det blir gjerne mulig å ha en større mingleplass og kafeteria sentralt i bygget og det er større sannsynlighet for at byggene rommer aktiviteter for hele befolkningen, i motsetning til frittstående idrettshaller som gjerne er mest brukt av barn og ungdom.
I et folkehelseperspektiv vil både fysisk og psykisk helse kunne påvirkes i positiv retning dersom fremtidens idretts- og aktivitetshus blir en møteplass der alle generasjoner kan møtes for aktivitet.
Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) vedtok i april 2019 sin nye anleggsstrategi. "Idretten skal – flere og bedre anlegg" er idrettsorganisasjonens felles mål og strategidokument innenfor anleggsområdet i perioden 2019-2023. Sett inn lenke i bilde
I strategien lanserer NIF også det nye konseptet «idrettens aktivitetshus». Målet er å skape aktivitetshus med plass til flere ulike idretter som ikke har mulighet til å finansiere og drifte egne anlegg.
Kommunen er en sentral og viktig aktør for et idrettslag som ønsker å etablere et nytt idrettsbygg. Det er derfor viktig at idrettslaget spiller på lag med kommunen.
Kjennskap til kommunenes plansystem og styring er en fordel da det er mange faktorer som spiller inn når en kommune skal vurdere om den ønsker å bidra til etablering av et nytt idrettsbygg.
Kommunen styrer etter et årsbudsjett og en fireårig økonomiplan. Disse setter rammen for hva kommunen skal prioritere. Gjennom å sette dere inn i kommunens økonomiplan vil dere også få et klart bilde av hva kommunedirektøren og kommunestyret ønsker å prioritere de neste fire årene. Økonomiplanen vil også gi dere et godt bilde av hva kommunen opplever å ha av økonomisk handlefrihet.
For kommunen er utvikling av idrettsanlegg et tiltak, og ikke et overordnet mål i seg selv. Ved å undersøke de kommunale planer for arealforvaltning, folkehelse og idrett kan idrettslaget utvikle sitt prosjekt i tråd med kommunens føringer, og dermed kunne vise til hvordan anleggsprosjektet er et nyttig tiltak for at kommunen skal oppnå vedtatte mål.
Dersom idrettslagets ønske om anlegg ikke tidligere er kommunisert til kommunen er det viktig at så gjøres. Skal idrettslaget kunne søke om spillemidler må nemlig prosjektet være innmeldt i kommunens oversikt over fremtidige anleggsbehov. Dette er en liste kommunene oppdaterer årlig.
Å starte en større anleggsutvikling er krevende for alle idrettslag. Det er viktig for en klubb å innse at det å få til et vellykket prosjekt vil legge beslag på mye av klubbens oppmerksomhet i perioden det står på. Å velge en profesjonell utviklingspartner vil normalt kunne sikre at prosessen kan gjennomføres raskere.
Idretten bør kun gå inn som eier av idrettsbygg som er tuftet på et veldig godt konsept. Bygget som søkes etablert må ha så gode kvaliteter at det vil kunne ha lang levetid med driftsbudsjetter som sikrer godt vedlikehold. Driftsbudsjettet må ha faste inntektsposter som sikrer at idrettslaget ikke må bruke urimelig store ressurser på å sikre idrettsbyggets økonomi i hverdagen. For det er få idrettslag som kan avse en stor del av sine tillitsvalgtes tid og ressurser på å skaffe store variable inntekter til et idrettsbygg år for år.
Ettersom de fleste idrettslag og klubber i all hovedsak drives på frivillig basis er ressursbruk en sentral faktor når et prosjekt skal settes i gang. Idrettslaget må sette av tilstrekkelige ressurser for å håndtere prosjektet, og samtidig ha ressurser tilgjengelig for idrettslagets aller viktigste oppgave – organisering av idrettslig aktivitet.
For å lykkes med sitt anleggsprosjekt behøver idrettslaget kompetanse på en rekke ulike områder; prosjektledelse, forretningsutvikling, politikk, brukerinvolvering, utredning, arkitektur, bygging og drift. Klubben er derfor avhengig av å inneha eller tilføre prosjektet nødvendig kompetanse for å kunne oppnå sine målsettinger. Det anbefales at idrettslaget kartlegger hvilken kompetanse som finnes internt i klubben, og hvilken kompetanse som må innhentes fra eksterne aktører.
I idrettens egne organer kan idrettslaget også innhente nyttig kompetanse og veiledning i prosessen.
Noen idrettslag har ressurssterke tillitsvalgte med kompetanse og erfaring som kan være svært betydningsfull å nytte seg av i et anleggsprosjekt. Forsøk å involvere disse personene i prosjektet på et tidlig tidspunkt. Dersom idrettslagets tillitsvalgte derimot har liten eller ingen erfaring fra anleggsprosjekter anbefaler vi at idrettslaget involverer rett kompetanse tidlig i prosessen. Det vil bidra til å optimalisere omfanget av prosjektet og redusere tidsbruk og kostnader. Har klubben råd til å kjøpe profesjonell hjelp vil dette både avlaste bruk av interne ressurser og kunne gjøre prosessene kortere, da erfaring som oftest vil sikre at prosjektet kommer raskere til avklaring.
Det er også nyttig å søke informasjon om hva andre har gjort i tilsvarende situasjon. Eksemplets makt veier ofte tungt når beslutninger skal fattes, så ta kontakt med idrettslag som har lykkes med sine anleggsprosjekter og be om å få ta del i deres erfaringer.
Et sentralt spørsmål i en tidlig fase av et anleggsprosjekt er hvilket areal idrettslaget har tilgjengelig for å kunne realisere sine planer. Følgende forhold må undersøkes:
Kostnader med erverv, regulering og tilrettelegging av byggegrunn kan utgjøre en stor andel av et prosjekts totalkostnad. Å bringe tomten til riktig beskaffenhet kan også ta lengre tid enn selve byggetiden dersom tomten ikke har riktig reguleringsformål i utgangspunktet. Kyndig hjelp i fasen hvor dette utredes vil sikre at overraskelser ikke dukker opp i ettertid.
Rår idrettslaget over ressursene nødvendig til å finansiere både etablering og drift så står idrettslaget ganske så fritt til selv å vurdere hva som er riktig lokalisering. Tomteundersøkelsen handler dermed mest om å plassere bygget optimalt innenfor et avgrenset geografisk område. Da er det spørsmålene nevnt tidligere som må avklares.
Dersom idrettslaget derimot er avhengig av å samarbeide med andre for å kunne finansiere både etablerings – og driftskostnadene så må det vurderes om plasseringen er gunstig også for disse.
Rundt om i landet viser praksis at etablering av idrettsanlegg nær kommunale eller fylkeskommunale skoler gir størst mulighet for god finansiering. Skulle en i tillegg også få til et samarbeid der flere idrettslag kan samle sine behov i ett bygg så øker sjansen for å kunne lykkes.
Den relative nærhet til en idrettshall som skal nyttes til undervisning på dagtid må være god. Du skal ikke bevege deg mange hundre meter fra en barneskole før idrettshallen mister sin attraktivitet. For idrettslaget er det derfor viktig å være fleksibel hva angår plassering. Anbefalingen er å være positiv til å lokalisere prosjektet der kommunen eller fylkeskommunen har behov for anlegget på dagtid. Uten dagtidsutleie er det svært vanskelig å oppnå en fornuftig driftsøkonomi med sikre faste inntekter.
Når det gjelder kostnader til tomteerverv så er det sjelden et idrettslag betaler mye for slik tilgang. Dette skyldes enten at tomter med reguleringsformål idrett er priset lavt eller at kommunene stiller egeneide tomter tilnærmet gratis til disposisjon til idrettslaget for etablering. Selv i landets største byer, der tomteprisene er svært høye, er slik praksis gjeldende.
Det er alltid enklest å lykkes med en etablering dersom ønsket tomt er regulert til idrettsformål eller annet produktivt formål. Dersom tomten er regulert til landbruks-, natur- eller friluftsområde (LNF) kreves det som regel mye mer for å kunne lykkes.
Dersom tomten ikke er regulert til riktig formål vil kommunen som regel kreve at idrettslaget detaljregulerer tomten. I visse tilfeller gjør kommunen denne jobben på vegne av idrettslaget.
Ved krav om utarbeidelse av en detaljreguleringsplan må idrettslaget tilknytte seg et arkitektfirma som kan stå for reguleringsjobben. Før dette firmaet kan starte arbeidet med regulering må imidlertid idrettslaget først definere hva som skal etableres.
Det må foreligge et skisseprosjekt som beskriver hvilke størrelser idrettslaget ser for seg å etablere på tomten da reguleringsplanen jo skal angi maksimal utnyttelse (størrelse på bygget, grunnflate og høyder, plassering på tomten og byggets påvirkning av nærmiljøet).
En reguleringsprosess tar gjerne ett års tid, noe mer i de største kommunene. Når reguleringsplanen ser ut til å bli vedtatt kan bygget rammesøkes (bygge anmeldes). Tillatelse til bygging vil dere imidlertid først kunne få etter at reguleringsplanen er stadfestet.
Byggesaksbehandling tar gjerne 3 – 5 måneder, kortere tid er mulig dersom søknaden er perfekt fra første innsending.
Med utgangspunkt i avdekkede ressurser og behov må idrettslaget definere hva som ønskes etablert, og idrettslaget må beslutte om prosjektet skal videreføres.
Denne beslutningen kan fattes i et ordinært styremøte, og beslutningen bør både romme hva som skal søkes etablert, og om dette skal gjøres i idrettslagets regi. Det er også nødvendig å fatte et vedtak om budsjett for prosjektutvikling.
Å utvikle et prosjekt med tegninger og funksjonsbeskrivelser, med gode kostnadsbeskrivelser på etablering, samt et gjennomarbeidet driftskonsept, koster nødvendigvis noen kroner.
Mange idrettslag har opplevd å oppnå støtte fra sin kommune til å gjennomføre en slik prosjektutvikling. Gjør derfor undersøkelser om det kan være mulig for ditt idrettslag å få tilgang på utviklingsmidler.
Beslutningen om å gå videre med prosjektet på dette stadiet innbefatter derfor ikke et vedtak om bygging. Vedtak om bygging kan først vurderes når prosjektet har funnet sin endelige form og finansiering. Da kreves det et årsmøtevedtak for å starte byggingen.
Idrettslaget må videre definere om det er styret selv eller en utvalgt anleggsgruppe som skal være ansvarlig for prosjektets utvikling og fremdrift. Dersom ekstern prosjektutviklingskompetanse skal innhentes vil behovet for egen anleggsgruppe reduseres. Da kan gjerne styret som sådan være gruppen som utvikler prosjektet videre.
Dersom styret velger å nedsette en arbeidsgruppe er det viktig at prosjektgruppen får et tydelig mandat. Mandatet må gi rom for tilpasning og justeringer til prosjektets beste. En suksessformel er å være åpen overfor andres behov og overfor kommunens ønsker. Det er nemlig gjennom et samspill med flere aktører at idrettslaget øker sine sjanser for å komme i mål med prosjektet.
Har idrettslaget alene eller i samarbeid med en profesjonell partner som Backe Idrettsbygg sannsynliggjort at ideen er liv laga, er det også økonomisk forsvarlig for idrettslaget å bruke ressurser på å utvikle et forprosjekt.
Forprosjektering av bygget og videreutvikling av det organisatoriske og økonomiske grunnlaget for etableringen skal lede frem til et fullfinansiert prosjekt.
Fasen bør kunne gjennomføres i løpet av et knapt ett år.
Denne fasen handler om å utvikle konseptet slik at prosjektet på best mulig måte støtter opp under idrettslagets og lokalsamfunnets behov og målsetninger for byggeprosjektet. Ideer og mulige løsninger må utforskes og bearbeides slik at idrettslaget kan konkretisere og definere prosjektet i størst mulig grad. Ofte vil det være slik at idrettslaget kommer opp med flere ulike konsepter og løsningsforslag, og klubben må foreta et valg blant ulike alternativ. Som tidligere omtalt er det da nyttig å ha oversikt over hva som er de viktigste behovene anleggsprosjektet skal dekke, og hvordan prioriteringen mellom ulike behov skal utføres.
I denne fasen er det også viktig å utvide nettverket og bygge allianser med ulike interessenter for å skape gode dialoger som bringer prosjektet videre fra idéstadiet. For å kunne lykkes er idrettslaget avhengig av å kunne presentere konkrete planer som viser hva som skal etableres, til hvilken kostnad og med hvilken finansiering. I dette ligger det at det må utvikles tegninger og beskrivelser som så må få sin løsning for finansiering av etablering og drift. Et forprosjekt må med andre ord komme på plass.
Forprosjektet bør inneholde:
For å kunne definere prosjektets kostnader for etablering og drift må prosjektet tegnes og kvalitetene beskrives på et noe overordnet nivå. Dette danner grunnlag for at investerings- og driftsbudsjett skal kunne settes opp. Det vil være behov for arkitektkompetanse for å utvikle tegninger og illustrasjoner, og for å finne frem til kostnadsgrunnlaget må prisoverslag innhentes fra entreprenør. Det er først når et prosjekt har fått en realistisk økonomisk ramme for etablering og drift at en kommune har mulighet til å forholde seg til om den ønsker prosjektet velkommen eller ikke.
Det anbefales å benytte arkitekt med erfaring og kompetanse fra idrettsbygg. Dette for å sikre best mulige forhold for idretten, og for å sikre at bygget blir optimalisert i henhold til gjeldende regelverk for utforming og tilgang på spillemidler.
Vi anbefaler at idrettslaget legger ned tid og innsats i utarbeidelse av en presentasjon av prosjektet. En god og tydelig presentasjon vil være et nyttig verktøy både når prosjektet skal selges inn til samarbeidspartnere og interessenter, og når beslutninger skal fattes internt i idrettslaget.
Prisen en innhenter fra en entreprenør på et forprosjekt vil inneholde mange usikkerheter. Det er derfor viktig at det avsettes et større beløp til usikkerhet i investeringsbudsjettet som settes opp i denne fasen. Tar dere også med avsetning til diverse kostnader dere som byggherre vil måtte dekke helt frem til bygget står ferdig så kan dere i investeringsbudsjettet sette av en post til byggherrekostnader og usikkerhetsavsetning på kanskje 30 % av beløpet totalentreprenør angir som estimert kostnad for etablering av bygg og uteområde.
Senere i prosessen når en totalentreprenør har prosjektert bygget og tilbyr dere et juridisk bindende kontraktstilbud så vet dere betydelig mer om hva endelig kostnad vil bli. På dette tidspunktet kan dere justere avsetningen til byggherrekostnader og usikkerhet.
Optimalisering av finansiering av både investering og drift står sentralt i ethvert anleggsprosjekt, og er en forutsetning for å lykkes.
Arbeidet med å sikre fullfinansiering av prosjektet er en omfattende og krevende prosess. I mange tilfeller har idrettslag behov for ekstern rådgivning for å komme i mål med budsjettarbeid og tilhørende forhandlinger av avtaler med andre aktører.
Kontroll på hva etableringen skal koste er også avgjørende for at dere skal kunne prise egen bruk og leiekontrakter på et riktig nivå.
Det må utarbeides en finansieringsplan som viser hvordan idrettslaget har tenkt å finansiere kapitalbehovet for etableringen. Kapitalbehovet består av alle kostnadene relatert til byggeprosjektet.
Det finnes flere mulige finansieringskilder når idrettslaget skal etablere et anlegg i egen regi. I det følgende presenteres de mest sentrale.
Idrettslag som bygger anlegg i egen regi kan søke om tilskudd på inntil 1/3 av godkjente kostnader gjennom spillemiddelordningen. Det finnes en maksimalgrense for hvor stort tilskudd som gis til forskjellige idrettsflater og det er en rekke deler av anlegget som ikke gir rett til noe spillemiddeltilskudd. I utvalgte områder, områder lengst nord i landet eller områder definert som pressområder gir ordningen også mulighet for økt tilskudd.
Det er også mulig å oppnå ekstra tilskudd dersom prosjektet blir definert som et regionalt prosjekt. Da må det offentlige inn både på eiersiden og med faste tilskudd til driften.
Spillemiddelordningen har omfattende bestemmelser, og det er viktig at idrettslaget setter seg godt inn i disse. For å kunne søke om spillemidler er det en forutsetning at bygget er del av en vedtatt kommunal plan som omfatter idrett og fysisk aktivitet, og prosjektet må være fullfinansiert. Med dette menes det at idrettslaget må ha sikret finansiering av alle etableringskostnader i prosjektet som ikke vil kunne dekkes av et eventuelt spillemiddeltilskudd.
Tilskudd gjennom spillemiddelordningen utbetales etter at idrettsbygget er ferdigstilt, og i de aller fleste kommuner er det gjerne et par års ventetid på utbetaling av spillemidler. Hvor lang tid vil kommunen kunne svare på. På grunn av etterslepet på utbetaling av spillemidler må idrettslaget sørge for mellomfinansiering for perioden fram til spillemidlene utbetales.
Det er kommunene som skal godkjenne søknadene om spillemidler. Godkjenningen skjer etter et regelverk utarbeidet av Kulturdepartementet. De viktigste aspektene kommunen vil se på er:
Kommunene tilbyr hjelp og veiledning i prosessen, og enkelte kommuner arrangerer også kurs i spillemiddelordningen. De ulike kommunene har ulike søknadsfrister, så undersøk hva som gjelder i deres kommune
Mer informasjon om spillemiddelordningen og søknadsskjema finnes på
anleggsregisteret.no.
Idrettslag kan søke om kompensasjon for merverdiavgift ved bygging av idrettsanlegg. Prosjektet må oppfylle vilkårene for å få tilskudd av spillemidler, og søknaden om spillemiddeltilskudd må være godkjent for å kunne søke om momskompensasjon. Idrettsbygget og regnskapet må være ferdigstilt og ferdig attestert av revisor før kompensasjonen kan omsøkes.
Les mer om ordningen hos Lotteri- og stiftelsestilsynet.
Dersom ditt idrettsbygg får det offentlige som stor leietaker finnes det også mulighet for å motta momskompensasjon gjennom byggeperioden. Da fra en annen ordning enn den som eksklusivt gjelder for frivillig sektor.
Mange idrettslag har et svært godt forhold til sin lokale bank. I mange tilfeller stiller også denne banken opp som sponsor eller bidragsyter når idrettslaget etablerer anlegg. Om banken også ønsker å være med som langsiktig långiver er det viktig å avklare med denne om betingelsene for et slikt langsiktig engasjement.
Erfaringsvis vil de fleste idrettslagseide anlegg være avhengig av kommunal lånegaranti for å kunne få tilbud om lån til etableringer. Oppnår idrettslaget kommunal garanti kan det også innhente lånetilbud fra andre nasjonale aktører som Kommunalbanken og Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Disse krever henholdsvis selvskyldnergaranti eller simpel garanti fra kommunen for å kunne gi gunstige lånetilbud. Begge disse innvilger også lån som kan nyttes som byggelån og til mellomfinansiering av spillemidler og momskompensasjon. Husk at også mellomfinansieringen av spillemidler og mva – kompensasjon krever kommunale garantier dersom de beste lånevilkår skal oppnås.
Les mer om lån til idrettslag her: https://www.klp.no/virksomhet/bank/lan-til-bedrifter-og-organisasjoner/lan-til-idrettslag-forening
Klubben kan søke om tilskudd til etableringen fra mange instanser. De lokale bankene er allerede nevnt som en bidragsyter mange idrettslag har hatt stor glede av. I tillegg finnes det en rekke andre steder å søke om etableringstilskudd:
Før klubben starter søknadsprosessen etter tilskudd er det viktig å sette seg godt inn i hva de forskjellige potensielle giverne har av statutter for å kunne bidra. Idrettslaget må vise at både eget prosjekt og givers mål passer sammen for å kunne ha en rimelig sannsynlighet for å kunne etablere et samarbeid.
Det er som regel lett å finne frem fakta fra de fleste giverne om hva de tidligere har gitt støtte til. Med slik kunnskap er det lettere å utarbeide en spisset søknad som har større sjanse for å lykkes.
Tilskuddsportalen gir deg en oversikt over alle tilskuddsordninger som tilbys norske organisasjoner, og du kan søke etter støtteordninger og tilskudd i mange ulike kategorier. Ca. 150 kommuner og landsdekkende organisasjoner tilbyr tilgang til sine ansatte og lokale lag og foreninger. Mer informasjon finnes på tilskuddsportalen.no.
Utviklingen av et realistisk driftsbudsjett er viktig for å sikre byggets økonomi i hverdagen. Driftsbudsjettet må ha inntektsposter som dekker idrettslagets kostnader for administrasjon, drift og vedlikehold av det nye bygget. I tillegg må naturligvis etablerte lånekostnader dekkes.
Ved å estimere kostnader kan en definere inntektsbehovet. Med dette som utgangspunkt kan idrettslaget konkretisere hvilke produkter som skal selges, og til hvilken pris.
Å etablere et større idrettsbygg i dag krever som regel at eier har sikret bygget en eller flere langsiktige leieavtaler, eller en avtale med kommunen om et årlig driftstilskudd. Her er det av stor betydning å sikre langsiktighet i avtalene og det vil være svært bra om de faste leieinntektene i det minste dekker alle årlige kapitalkostnader.
I dialogen med potensielle leietakere, som ble identifisert tidligere i prosessen, må idrettslaget nå kunne presentere konkrete tilbud og legge opp til en sunn forhandling som sikrer viktige leieinntekter.
Målet må være å fylle anlegget med så mye aktivitet som mulig fra morgen til kveld, året rundt. I tillegg til faste leieavtaler er det fornuftig å undersøke hvilke muligheter som finnes for mer sporadisk og variabel leieinntekt gjennom korttidsutleie. Eksempler på dette kan være utleie til messer og arrangementer. Mange idrettslag arrangerer også åpen hall i samarbeid med sine kommuner.
I idrettsbygg som inneholder publikumsrettede aktiviteter som for eksempel klatring, squash, Cage fotball eller lignende er det nødvendig å finne gode bookingløsninger som sikrer god dekningsgrad.
Flere idrettslag lykkes med å skaffe til veie inntekter gjennom salg av reklameplasser i sine nye anlegg, og et nytt idrettsbygg kan gi idrettslaget økt attraktivitet overfor sponsorer og samarbeidspartnere. Det er viktig å være konservativ når en setter opp reklameinntekter i driftsbudsjettet. Gjør dere det så bør dere allerede ha avdekket at aktuelle støttespillere er villig til å kjøpe slik reklameplass.
De fleste idrettslag som etablerer idrettsbygg i egen regi har enten sikret seg en avtale om kommunalt driftstilskudd eller inngått en leieavtale som sikrer inntekter på dagtid ved utleie til skolen. Vær oppmerksom på at det er svært vanskelig å sikre en god driftsøkonomi uten en av disse avtalene på plass før bygget står ferdig.
For å unngå at idrettslagets hovedaktivitet blir å jage penger til drift av sin nye hall må denne utfordringen vies stor oppmerksomhet. Idrettslagets mål bør være å ha intakt kapasiteten til å organisere idrettsaktivitet også etter at det nye idrettsbygget har sett dagens lys!
Å sikre etableringen gunstige lånevilkår kan for mange prosjekters del være det som sikrer at driftsbudsjettet blir forsvarlig. Som nevnt kan idretten søke sin kommune om en lånegaranti som sikrer et rentenivå helt på linje med kommunens egne innlånskostnader. Dette betinger en kommunal selvskyldnergaranti. Oppnås simpel garanti (kausjon) havner rentesatsen gjerne tre til fem tideler høyere, men fremdeles på et svært gunstig nivå.
For å kunne søke om garanti fra kommunen må prosjektet ha fått en konkret etableringskostnad og det må kunne fremlegges et driftsbudsjett som viser at investeringen kan «regnes hjem» med relativt sikre leieinntekter.
Et godt samarbeid både med kommunens administrasjon og politikere er en forutsetning for at et kommunestyre skal gi slik lånegaranti.
I det prosjektet har sikret seg tomt og oppnådd lånegaranti er veien frem til byggestart blitt både kortere og mye mer realistisk.
Etter at idrettslaget har sikret tilgang til tomt og finansiering må forprosjektet videreutvikles med utvikling av mer detaljerte tegninger og beskrivelser. Når dette er gjort kan det innhentes bindende tilbud fra totalentreprenør på etableringen. Parallelt med dette må kanskje tomten detaljreguleres og økonomien i prosjektets etablerings- og driftsfase sikres ytterligere.
Fasen bør kunne gjennomføres i løpet av et år eller opp mot to år dersom tomten må detaljreguleres.
Valg av entreprisemodell for byggeprosjektet er en viktig avgjørelse for idrettslaget. Vi anbefaler idrettslag å velge en funksjonsbeskrevet totalentreprise for sitt prosjekt.
Dette innebærer at idrettslaget utarbeider et skisseprosjekt med en god beskrivelse av funksjonene i prosjektet, for deretter å få en totalentreprenør til å levere et tilbud som skal dekke idrettslagets definerte behov og standard.
Det er flere fordeler ved å velge denne modellen:
Idrettslag er som organisasjon ikke underlagt Lov om offentlige anskaffelser, og står dermed fritt til å velge leverandør uten å legge prosjektet ut på anbud.
Dersom det offentliges tilskudd utgjør mer enn 50 % av investeringsbeløpet må idrettslaget likevel gjennomføre anskaffelsen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser.
Offentlige direkte subsidier omfatter i denne sammenheng blant annet spillemidler og kommunale etableringstilskudd, men ikke momskompensasjon.
Å detaljprosjektere et bygg for så å legge det ut på anbud (på enten delte entrepriser eller totalentreprise) er svært kostbart. For et idrettsbygg på noen tusen kvadratmeter snakker vi om millionbeløp i prosjekteringskostnader om en slik fremgangsmåte skulle bli valgt.
Dette er årsaken til at antakeligvis flere enn 9 av 10 idrettslag heller velger å benytte en funksjonsbeskrevet totalentreprise. De fleste idrettslag og de aller fleste kommuner er ikke rigget på en måte som gjør det forsvarlig å gjennomføre et byggeprosjekt på delte entrepriser. De som har gjort det har nær alle som en opplevd overraskelser gjennom byggeperioden. For et idrettslag som har skaffet en bestemt sum penger til å etablere sitt bygg er uforutsette kostnader svært vanskelig å håndtere.
Da de færreste idrettslag har mange millioner til å prosjektere sitt bygg tilsier dette at etablering av et skisseprosjekt med god funksjonsbeskrivelse, for så å få det priset av en totalentreprenør, er suksessoppskriften som anbefales.
Denne oppskriften burde også flere kommuner ha fulgt. De ville da kunnet spart tid og økonomiske og administrative ressurser sammenliknet med den fremgangsmåten de fleste kommuner følger i dag.
Erfaringstall viser at funksjonsbeskrevne anbud gir rimeligere bygg enn dem kommunen har detaljprosjektert før anbudsutlegging. Ved å velge et funksjonsbeskrevet anbud vil kommunene også få flere ulike løsningsforslag å velge blant. Da blir det prioriteringene i anbudsutlysingen som vil avgjøre hvem som vinner anbudet.
Kommuner som har utlyst funksjonsbeskrevne anbud de siste 10 årene har opplevd å få levert mange løsningsforslag. Det er ikke uvanlig med 6 – 8 forslag der det ikke er gjennomført en prekvalifisering med begrenset deltakelse i forkant.
Ved valg av totalentreprise som metode og ved å velge en totalentreprenør som partner overlater dere videre prosjektering til denne profesjonelle partneren. Da er det entreprenøren som tilknytter seg de rådgivere som er nødvendig for at bygget skal kunne prosjekteres frem til ramme- og igangsettingstillatelse.
Dere som byggherre bestiller tredjepartskontroller som kvalitetssikrer de fag som er ansvarsbelagte for slik kontroll. I utførelsesfasen er det vanlig at de fleste byggherrer tilknytter seg et profesjonelt byggherreombud som følger opp byggeprosessen på vegne av dere som byggherre.
Å gjennomføre et byggeprosjekt uten innleie av slik kompetanse frarådes med mindre idrettslaget har slik kompetanse i egen organisasjon. Og da er det ikke tilstrekkelig med kompetanse, men at denne kompetansen også har kapasitet til å følge opp byggeprosjektet på en aktiv måte.
Er du usikker på valg av entrepriseform kan du benytte deg av et statlig verktøy som er utviklet til formålet.
På nettsiden https://www.anskaffelser.no/entrepriseveilederen#/ finnes en veileder der dere, etter å ha svart på ganske enkle spørsmål, vil få opp en veiledning som sier noe om fordeler og ulemper ved de forskjellige anskaffelsesstrategiene.
I det videre arbeidet videreutvikles prosjektets tegninger, beskrivelser og forretningskonsept slik at entreprenør kan gi et bindende tilbud om utførelse og slik at idrettslaget blir enda tryggere på organisatoriske og økonomiske forhold tilknyttet etableringen og senere drift av denne.
Med tilbud fra en totalentreprenør og kvalitetssikret avklaring av de organisatoriske og økonomiske forhold, kan prosjektets investerings- og driftsbudsjetter konkluderes på en trygg måte. Denne konklusjonen skal så legges frem for beslutning på årsmøtet.
Gjennomføringen starter etter at idrettslagets årsmøte har godkjent inngåelse av kontrakt med entreprenør og med det vedtar at byggeprosjektet skal gjennomføres.
Etter inngåelse av kontrakt starter detaljprosjekteringen. I en totalentreprisemodell er det entreprenøren som står for denne. Hvor lang tid denne fasen tar avhenger av byggets kompleksitet og størrelse, av tomt og infrastruktur og om det er en type bygg entreprenøren har etablert tidligere.
For et gjennomsnittsprosjekt tar gjerne detaljprosjekteringen seks måneder og tiden rommer også søknadsprosessen for byggetillatelse. Når byggetillatelse er på plass går etableringen inn i sin sluttfase der byggingen gjennomføres i en periode på 10 til 18 måneder, også her avhengig av prosjektets kompleksitet og størrelse.
I denne fasen er det viktig at dere er representert med et profesjonelt byggherreombud som følger opp prosessen og kontrakten på deres vegne.
Med overtakelse av ferdig bygg har dere overtatt ansvaret for bygget og kvittert ut at entreprenøren har levert avtalt produkt. Også ved overtakelsesforretningen er det viktig at dere er representert med et byggherreombud som påser at kontraktens avtalte kvaliteter er levert.
Når byggeprosjektet vedtas av årsmøtet er det rundt ett år til driften av idrettsbygget skal tas i bruk. Det er viktig at dette året benyttes til god planlegging av driften.
Å innhente informasjon fra andre idrettslag som har vært gjennom samme prosess tidligere og som i dag forvalter eget anlegg vil kunne være svært nyttig. Gjennom slik erfaringsinnhenting vil dere få et tydeligere bilde av hvilke utfordringer dere vil møte i hverdagen.
Entreprenøren er pliktig til å levere FDV-dokumentasjon (forvaltning, drift og vedlikehold) ved overlevering. Uten slik dokumentasjon vil dere ei heller få ferdigattest.
Når bygget skal tas i bruk skal det foreligge FDV-dokumentasjon. Denne skal gi informasjon nødvendig for at dere skal kunne drifte bygningen med tekniske installasjoner på en optimal måte. FDV-dokumentasjon er også helt nødvendig for at tilpasninger av anlegget skal kunne gjøres dersom endringer i bruken oppstår i ettertid.
Denne dokumentasjonen vil gi dere blant annet følgende:
I god tid før bygget står klart må dere ha avklart hvordan dere skal organisere ansvaret for drift. Skal det ansettes en driftsansvarlig på hel eller deltid? Skal det settes ned et driftsutvalg som inkluderer tillitsvalgte med kompetanse innen områdene nevnt ovenfor? Også her er det mye nyttig informasjon å innhente fra idrettslag som har gått opp stien før dere.
